Privacy Policy
Who we are
ProfeatSys provides the Profeatsys Android app and the business system it opens. Contact us at [email protected] or 013-615 2326.
Profeatsys is a tool for businesses. A business that uses it decides what it records about its own customers and staff, and we handle those records on its behalf. If you are a customer or an employee of such a business, please ask that business first about your details.
What we collect
- Your account: your Telegram username and chat ID, a WhatsApp number if you add one, your role in each business, and your display settings.
- Business details: name, phone, email, address and logo.
- Business records: sales, orders, products, stock, expenses, account balances, invoices, quotations, and photos of receipts and payment proofs.
- Customer details a business enters: name, mobile number, social media handles, points, visits and total spending.
- Staff details a business enters: name, address, emergency contact, bank name and account number, salary and payroll, check-in times, leave, work schedule, and typhoid vaccination expiry date.
- Job applications: name, phone, email, answers and any files the applicant uploads.
- Messages to our Telegram bot: the expenses, receipts, claims, leave and attendance you send it.
- Login cookies: these keep you signed in. If you turn on fingerprint login, we also store a security key for that phone.
What the app uses on your device
- Camera: only when you choose to photograph a receipt or payment proof on our website. The microphone is never used.
- Fingerprint: optional. Android checks your fingerprint and we never receive it.
- Bluetooth, USB and local network: to reach receipt printers and cash drawers. A printer scan runs only when you press Scan. Printer settings and scan results stay on the device.
- Start at boot: an optional setting that opens the till when the terminal starts.
How we use it
To run the service: signing you in, recording and printing sales, calculating payroll, producing reports, sending the notifications a business has set up, giving support, and keeping accounts secure. We do not sell your data, show advertising, or use third-party advertising or analytics trackers.
Who else handles it
- Telegram: delivers login codes and notifications, and runs our bot.
- OpenAI: reads photos of receipts and statements, and answers questions asked of the in-app assistant using the business data needed for the answer.
- Meta (WhatsApp): delivers messages, where a business has switched WhatsApp reminders on.
- Cloudflare: carries traffic between you and our servers.
These companies may process data outside Malaysia. We may also disclose data where the law requires it.
How long we keep it
We keep your data while your account or business is active. After a deletion request we remove your login and personal account details within 30 days. Accounting, sales, payroll and tax records are kept for up to 7 years where Malaysian law requires it, and then removed. See Delete your account.
Security
The app and website use encrypted HTTPS connections, and access inside a business is limited by role. No system is perfectly secure, so please tell us at once if you suspect a problem with your account.
Your choices and rights
Under Malaysia's Personal Data Protection Act 2010 you may ask to see or correct your personal data, or withdraw your consent. Contact us using the details above. Withdrawing consent may mean we can no longer provide the service to you.
Children
Profeatsys is for businesses and their staff. It is not intended for anyone under 18.
Changes
We will update the date above when this policy changes, and tell business owners about important changes.
Dasar Privasi
Siapa kami
ProfeatSys menyediakan aplikasi Android Profeatsys dan sistem perniagaan yang dibuka olehnya. Hubungi kami di [email protected] atau 013-615 2326.
Profeatsys ialah alat untuk perniagaan. Perniagaan yang menggunakannya menentukan maklumat yang direkodkan tentang pelanggan dan pekerjanya sendiri, dan kami mengendalikan rekod itu bagi pihaknya. Jika anda pelanggan atau pekerja perniagaan tersebut, sila rujuk perniagaan itu dahulu tentang maklumat anda.
Maklumat yang kami kumpul
- Akaun anda: nama pengguna dan ID sembang Telegram, nombor WhatsApp jika anda menambahnya, peranan anda dalam setiap perniagaan, dan tetapan paparan.
- Butiran perniagaan: nama, telefon, e-mel, alamat dan logo.
- Rekod perniagaan: jualan, pesanan, produk, stok, perbelanjaan, baki akaun, invois, sebut harga, serta gambar resit dan bukti bayaran.
- Butiran pelanggan yang dimasukkan oleh perniagaan: nama, nombor telefon, nama media sosial, mata ganjaran, bilangan lawatan dan jumlah perbelanjaan.
- Butiran pekerja yang dimasukkan oleh perniagaan: nama, alamat, nombor kecemasan, nama bank dan nombor akaun, gaji dan penggajian, masa daftar masuk, cuti, jadual kerja, dan tarikh luput suntikan tifoid.
- Permohonan kerja: nama, telefon, e-mel, jawapan dan fail yang dimuat naik oleh pemohon.
- Mesej kepada bot Telegram kami: perbelanjaan, resit, tuntutan, cuti dan kehadiran yang anda hantar.
- Kuki log masuk: supaya anda kekal log masuk. Jika anda menghidupkan log masuk cap jari, kami juga menyimpan kunci keselamatan untuk telefon tersebut.
Perkara yang digunakan oleh aplikasi pada peranti anda
- Kamera: hanya apabila anda memilih untuk mengambil gambar resit atau bukti bayaran di laman web kami. Mikrofon tidak pernah digunakan.
- Cap jari: pilihan. Android yang memeriksa cap jari anda dan kami tidak pernah menerimanya.
- Bluetooth, USB dan rangkaian setempat: untuk menghubungi pencetak resit dan laci tunai. Imbasan pencetak hanya berjalan apabila anda menekan Scan. Tetapan pencetak dan hasil imbasan kekal pada peranti.
- Buka semasa dihidupkan: tetapan pilihan yang membuka kaunter apabila terminal dihidupkan.
Cara kami menggunakannya
Untuk menjalankan perkhidmatan: log masuk, merekod dan mencetak jualan, mengira gaji, menyediakan laporan, menghantar pemberitahuan yang ditetapkan oleh perniagaan, memberi sokongan, dan menjaga keselamatan akaun. Kami tidak menjual data anda, tidak memaparkan iklan, dan tidak menggunakan penjejak iklan atau analitik pihak ketiga.
Pihak lain yang mengendalikannya
- Telegram: menghantar kod log masuk dan pemberitahuan, dan menjalankan bot kami.
- OpenAI: membaca gambar resit dan penyata, dan menjawab soalan kepada pembantu dalam aplikasi menggunakan data perniagaan yang diperlukan untuk jawapan itu.
- Meta (WhatsApp): menghantar mesej, jika perniagaan menghidupkan peringatan WhatsApp.
- Cloudflare: membawa trafik antara anda dan pelayan kami.
Syarikat-syarikat ini mungkin memproses data di luar Malaysia. Kami juga boleh mendedahkan data jika dikehendaki oleh undang-undang.
Tempoh penyimpanan
Kami menyimpan data anda selagi akaun atau perniagaan anda aktif. Selepas permintaan pemadaman, kami membuang log masuk dan butiran akaun peribadi anda dalam masa 30 hari. Rekod perakaunan, jualan, gaji dan cukai disimpan sehingga 7 tahun jika dikehendaki oleh undang-undang Malaysia, kemudian dibuang. Lihat Padam akaun anda.
Keselamatan
Aplikasi dan laman web menggunakan sambungan HTTPS yang disulitkan, dan akses dalam perniagaan dihadkan mengikut peranan. Tiada sistem yang selamat sepenuhnya, jadi sila maklumkan kepada kami dengan segera jika anda mengesyaki masalah pada akaun anda.
Pilihan dan hak anda
Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, anda boleh meminta untuk melihat atau membetulkan data peribadi anda, atau menarik balik persetujuan anda. Hubungi kami menggunakan butiran di atas. Menarik balik persetujuan mungkin bermakna kami tidak lagi dapat memberikan perkhidmatan kepada anda.
Kanak-kanak
Profeatsys adalah untuk perniagaan dan pekerjanya. Ia tidak ditujukan kepada sesiapa yang berumur bawah 18 tahun.
Perubahan
Kami akan mengemas kini tarikh di atas apabila dasar ini berubah, dan memaklumkan pemilik perniagaan tentang perubahan penting.